電子帳簿保存法 — スキャナ保存と電子取引保存の対応

電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電磁的記録(電子データ)で保存することを認める法律で、1998年に制定されました。紙での保存を原則としていた従来の制度に対し、一定の要件を満たせば電子データのまま保存できる、企業の[ペーパーレス]{:paperless}化を推進するための法律です。
The Electronic Books Preservation Act, enacted in 1998, permits national-tax-related ledgers and documents to be preserved as electromagnetic records (electronic data). In contrast to the traditional system where paper preservation was the default, this law promotes corporate paperless adoption by allowing data to remain in electronic form when certain requirements are met.
2022年1月の改正で要件が大幅に緩和され、税務署への事前承認制度が廃止されました。一方で、「電子取引データの電子保存」が義務化され、2年の宥恕期間を経て、2024年1月から完全施行されています。
The January 2022 amendment significantly relaxed requirements and abolished the prior tax-office pre-approval system. At the same time, electronic preservation of electronic transaction data became mandatory, and after a two-year grace period this requirement has been fully enforced since January 2024.
3つの保存区分
電子帳簿保存法は、対象となる書類と保存方法に応じて、3つの区分に分かれています。それぞれで要件と義務が異なり、実務対応も別々に考える必要があります。
The Act divides preservation into three categories based on the document type and preservation method. Each has different requirements and obligations, and practical implementation must be considered separately for each.
①電子帳簿等保存
最初から[コンピュータ]{:computer}で作成した帳簿(仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳など)や決算関係書類を、電子データのまま保存する区分です。任意制度であり、紙出力保存も引き続き認められます。
This category covers ledgers originally created on computer (journals, general ledger, cashbooks, etc.) and financial closing documents, preserved as electronic data. This category is OPTIONAL — printing and preserving on paper continues to be permitted.
2022年改正で「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」の2段階に再編されました。優良な電子帳簿(訂正・削除履歴が残る・相互関連性・検索機能を満たす)として届出を出すと、過少申告加算税が5%軽減される[インセンティブ]{:incentive}があります(国税通則法65条)。
The 2022 amendment reorganized this into two tiers: "high-quality electronic ledgers" and "other electronic ledgers." Filing a notification as a high-quality electronic ledger (one that retains correction/deletion history, has mutual relevance among data, and satisfies search functionality) provides an incentive of a 5% reduction in the underreporting additional tax (Article 65 of the General Tax Law).
②[スキャナ]{:scanner}保存
紙で受領・作成した国税関係書類(請求書・領収書・契約書など)を[スキャナ]{:scanner}や[スマートフォン]{:smartphone}で読み取って電子データに変換し、原本を廃棄できる区分です。これも任意制度ですが、要件は厳格です。
This category covers paper documents received or created (invoices, receipts, contracts, etc.) that are scanned with a scanner or smartphone, converted to electronic data, and after which the originals may be discarded. This is also OPTIONAL but its requirements are strict.
③電子取引データ保存(義務)
最初から電子データで授受した取引情報([メール]{:email}添付の請求書[PDF]{:PDF}、[EDI]{:EDI}取引、[クラウド]{:cloud}[サービス]{:service}での取引、[Amazon]{:Amazon}や[楽天]{:Rakuten}での購入データなど)は、電子のまま保存することが義務です。紙で出力しても、電子原本も併せて保存しなければなりません。
Transaction information that was exchanged electronically from the start (PDF invoices attached to email, EDI transactions, cloud-service transactions, purchase data from Amazon/Rakuten, etc.) MUST be preserved electronically. Even if you print it out, you still need to preserve the electronic original alongside.
2024年1月から完全義務化されており、宥恕措置は終了しました。ただし、相当の理由があり、出力書面と[ダウンロード]{:download}に応じる体制を整えれば、新猶予措置として電子[データ]{:data}の[ままの]{:as-is}保存は継続しつつも、検索要件を満たさなくても認められます。
This has been fully mandated since January 2024 and the grace period has ended. However, under the new deferral measure, if there is a reasonable reason and the business maintains the ability to respond to printed-document and download requests, electronic data preservation continues to be required, but it is permitted without satisfying the search requirements.
真実性と可視性の2本柱
電子帳簿保存法の要件は、電子データの「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの観点に整理できます。これは紙書類と同等の信頼性を電子データに与えるための根本原則です。
The Act's requirements can be organized around two perspectives: ensuring authenticity and ensuring visibility of electronic data. These are the fundamental principles for conferring on electronic data the same level of reliability as paper documents.
検索要件の詳細
検索要件は、原則として①取引年月日、②取引金額、③取引先の3項目での検索が可能であることが求められます。さらに、日付と金額は範囲指定([from]{:from}-[to]{:to})、2つ以上の項目を組み合わせた検索も可能でなければなりません。
By default, search must be possible by three items: (1) transaction date, (2) transaction amount, (3) counterparty. Furthermore, date and amount must support range queries (from–to), and combined searches across two or more items must also be possible.
[タイムスタンプ]{:timestamp}の役割
[タイムスタンプ]{:timestamp}は、時刻認証業務の認定(一般財団法人日本データ通信協会=[JADAC]{:JADAC})を受けた時刻認証業務([TSA]{:TSA})が発行するものを使用します。データに[タイムスタンプ]{:timestamp}を付与することで、その時刻にそのデータが存在したこと(存在証明)と、その時刻以降に改ざんされていないこと(非改ざん証明)が担保されます。
Timestamps must be issued by Time Stamp Authorities (TSA) accredited by the Japan Data Communications Association (JADAC) for time-authentication services. Applying a timestamp to data guarantees that the data existed at that time (proof of existence) and that it has not been tampered with since (proof of non-tampering).
2022年改正で、[タイムスタンプ]{:timestamp}付与期限は最長「約2ヶ月+概ね7営業日」まで延長されました。また、訂正・削除履歴が残る[クラウド]{:cloud}[サービス]{:service}(訂正・削除が[できない]{:cannot do}[システム]{:system}を含む)を利用する場合は、[タイムスタンプ]{:timestamp}付与は不要になりました。
The 2022 amendment extended the timestamp application deadline up to "approximately 2 months + approximately 7 business days." Additionally, when using cloud services that retain correction/deletion history (including systems where correction/deletion is not possible), timestamp application is no longer required.
[JIIMA]{:JIIMA}認証[ソフト]{:software}の活用
公益社団法人日本文書情報[マネジメント]{:Management}協会([JIIMA]{:JIIMA})は、電子帳簿・書類[ソフト]{:software}が電子帳簿保存法の要件を満たすことを認証する制度を運営しています。認証製品は国税庁の[サイト]{:site}でも公表され、実務では認証[ソフト]{:software}を選定することで要件充足の判断が容易になります。
The Japan Image and Information Management Association (JIIMA) operates a certification program confirming that electronic-ledger and document software meets the Act's requirements. Certified products are also published on the National Tax Agency's website. In practice, selecting certified software makes the determination of requirement compliance easy.
実務対応:電子取引データの管理
実務で最も重要なのは、電子取引データを体系的に保存する[ワークフロー]{:workflow}の構築です。多くの企業が直面する課題は、請求書[PDF]{:PDF}が個人の[メール]{:email}[ボックス]{:inbox}に散在し、統一した保管と検索が困難になることです。
The most important practical task is building a workflow that systematically preserves electronic transaction data. The challenge many companies face is that invoice PDFs end up scattered across individuals' email inboxes, making unified storage and searching difficult.
推奨される対応は、(1)電子取引データを一元保存する[クラウド]{:cloud}[ストレージ]{:storage}や専用[ソフト]{:software}を導入、(2)ファイル名に日付・金額・取引先を含める(または[インデックス]{:index}[ファイル]{:file}を作成)、(3)事務処理規程を整備し、訂正・削除の[ルール]{:rules}を明確にする、という3つです。
The recommended approach is threefold: (1) introduce cloud storage or dedicated software for centralized preservation; (2) include date, amount, and counterparty in filenames (or create an index file); (3) prepare operational rules and clarify rules for correction and deletion.
罰則と[リスク]{:risk}
電子帳簿保存法の要件を満たさない電子取引データの保存が行われた場合、青色申告の承認取消しの対象になる可能性があります([ただし]{:however}、直ちに取消しとはならず、全体を勘案して判断)。また、隠蔽や仮装があった場合には、重加算税が通常より10%加重されます(電子帳簿保存法8条5項)。
If electronic transaction data is preserved in a way that fails to satisfy the Act's requirements, blue-form return approval may potentially be revoked (though revocation is not immediate and is judged considering the overall situation). Additionally, in cases of concealment or disguise, the heavy additional tax is increased by 10% above normal (Article 8, Paragraph 5).